Azok a cégek, amelyek átestek már munkaügyi ellenőrzésen, tudják mennyire fontos a foglalkoztatásra vonatkozó előírások betartása. Az esetleges hiányosságok feltárása érdekében első lépésként szükségszerű alaposan megvizsgálni a cég működését, tevékenységét, szerződéseit, nyilvántartásait, és adminisztrációs feladatait. Ezzel a cikkel elsősorban az a célunk, hogy felkészülten lehessen fogadni a váratlanul betoppanó munkaügyi ellenőröket.

Mert a munkaügyi ellenőrök minden előzetes bejelentés nélkül megjelenhetnek. Vannak célvizsgálatok és komplex ellenőrzések, végezhetnek ellenőrzést közérdekű- és panaszbejelentés alapján, hivatalból, de csak erre feljogosító igazolvány felmutatása után. Az igazolványon szerepel annak sorszáma, az ellenőr neve, és a munkaügyi hatóság szervének megnevezése.

Az 1996. évi LXXV. törvény rendelkezik a munkaügyi ellenőrzésről, illetve a munkaügyi hatóság hatásköréről. Ennek alapján tekintsük át részletesen, hogy milyen kötelezettségek betartását ellenőrizheti a hatóság:

• munkaszerződés alakszerűsége, lényeges tartalmi elemei,
• életkori feltételek, (gyermekmunka)
• foglalkoztató írásbeli tájékoztatási kötelezettségének teljesítése, tájékoztató tartalma,
• bejelentési kötelezettségek teljesítése (munkaviszony létesítés, megszüntetés esetén),
• egyszerűsített foglalkoztatással kapcsolatos rendelkezések,
• nők, fiatalkorúak, megváltozott munkaképességűek foglalkoztatásával kapcsolatos előírások,
• munka- és pihenőidőre vonatkozó rendelkezések,
• munkabér mértékére és annak védelméről szóló rendelkezések,
• munkaviszony megszűnésekor kiadott igazolások, illetve az elszámolásra vonatkozó rendelkezések,
• harmadik országbeli állampolgárok foglalkoztatására vonatkozó engedélyek, jogszabályok,
• külföldi, vagy külföldön letelepedett munkáltató magyarországi munkaerő foglalkoztatásával kapcsolatos rendelkezések,
• munkaerő-kölcsönzésre, illetve e tevékenység végzésére vonatkozó jogszabályok,
• teljesítménykövetelmény esetén vizsgálják továbbá az előzetes foglalkoztatói eljárást, illetve az alkalmazás előtti közlést.

Fentiek alapján az alábbi dokumentumokat kell tudni bemutatni az ellenőrzés során. (hogy mit kell a helyszínen, és mi mutatható be utólag, később fogjuk részletezni)

• Munkaügyi dokumentumok – pl. munkaszerződés, tájékoztató, munkaköri leírás, kilépéshez kapcsolódó dokumentumok.
• Munkaidő-nyilvántartás – hangsúlyozom, nem jelenléti ív! Jelenléti íven fel lehet jegyezni, hogy ki mikor érkezett és távozott, ám ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy munkavégzés is történt abban az időszakban. A munkaidő kezdetét és végét munkaidő-nyilvántartáson kell vezetni.
• Munkaidő-beosztás – nem csak munkaidőkeretben foglalkoztatottak esetén.
• Szabadság nyilvántartás – nem árthat, ha tudunk mutatni „Szabadságengedély”-t is, ezzel bizonyítva, hogy évente 7 nappal valóban munkavállalónk rendelkezett.
• Bérelszámolás dokumentumai – bérjegyzék, melyen követhető az alapbér, a pótlékok elszámolása és kifizetése.
• Egyszerűsített foglalkoztatással kapcsolatos dokumentumok – munkaszerződés vagy munkaidő-nyilvántartás és bérelszámolásra vonatkozó dokumentum.
• Külföldi munkaerő foglalkoztatása esetén az előírt dokumentumok, továbbá
• munkaerő-kölcsönzéssel kapcsolatos dokumentumok.

Bejelentési és adatszolgáltatási kötelezettségek elektronikusan ellenőrizhetők a hatóság részéről, de előfordult már, hogy papír alapon is bekérték a T1041-es nyomtatványokat az Elfogadó nyugtával. Ez esetben legyünk készségesek, és erdőirtás ide vagy oda, teljesítsük az erre irányuló kérést is.

Most vegyük sorra, mik azok a dokumentumok, melyeket kötelezően a helyszínen kell tartani, és át kell tudnunk adni váratlan ellenőrzés során is. A felsorolás nem lesz hosszú, mivel csupán a munkaidő-nyilvántartásnak kell a helyszínen rendelkezésre állnia. Ebből naprakészen követhető (nem ’órára’ vagy ’percre’ készen, tehát véleményem szerint a munkavégzés végén egyaránt kitölthető a kezdet időpontja is) a munkaidő kezdete, vége, a pihenőidő, a szabadság, a távollét ideje, továbbá figyeljünk oda, hogy a munkaidő megszakításával kivett munkaközi szünet ideje is ellenőrizhető legyen, főképp ha nem képezi a munkaidő részét. (annyival meghosszabbodik a munkaidő, amennyiről a munkavállalót tájékoztattuk, ennek hiányában a Mt. rendelkezik) Be kell tudni mutatni továbbá – legkésőbb a munkanap végén – egyszerűsített foglalkoztatás esetén az írásbeli munkaszerződést is, amennyiben azt választottuk.

Az egyszerűsített foglalkoztatással kapcsolatban tisztázzuk, hogy egyik lényeges különbség a munkaviszonyhoz képest, hogy a munkaszerződést nem kötelező írásba foglalni, ugyanis ez a fajta foglalkoztatás a munkáltató bejelentési kötelezettségével jön létre. Ennek ellenére az Efo tv. melléklete tartalmaz egy egyszerűsített munkaszerződést, melyet célszerű kitölteni, ugyanis ez esetben nem kell tekintettel lenni a munkaidő-nyilvántartásra és az írásbeli munkabér elszámolásra vonatkozó előírásokra, viszont a munkáltató kötelezettségét teljesíti, és a későbbi viták is elkerülhetők ezáltal.

A munkaidő-nyilvántartás vezetésének kötelezettsége a munkáltatót terheli, erről a Munka törvénykönyve egyértelműen rendelkezik. Azért ne felejtsük el a munkavállalóval is aláíratni, hiszen egy esetleges jogvita során – a fentiek ellenére – leginkább ezt fogadják el bizonyító erejűnek. Aki elektronikus munkaidő-nyilvántartó rendszert használ, arra figyeljen, hogy mindig, akár éjszakai ellenőrzés során is hozzáférhető legyen a nyilvántartás, és az adatok naprakészek legyenek. További kitétele az elektronikus nyilvántartásnak, hogy utólag ne lehessen benne módosítani az adatokat, ezért jól nézzük meg, milyen rendszert választunk.

A többi dokumentumot nem kötelező a munkahelyen tárolni, még a munkaidő-beosztást sem. A Mt. úgy rendelkezik, hogy 7 nappal hamarabb, legalább 7 napra előre, írásban kell tájékoztatni a munkaidő-beosztásról a munkavállalót. Tehát a dolgozónak lehet ez otthon a hűtőre mágnesezve, a munkáltatónak pedig a székhelyén található számítógépén, teljesen életszerű. Ugyanez a helyzet a bérelszámolásról szóló, illetve a be- és kilépéskor átadott dokumentumokkal. A munkáltató legtöbb esetben ezeket a könyvelőjével őrizteti, a munkavállaló pedig legritkább esetben hordja magával.

Ettől függetlenül van néhány dokumentum, amelyeknek helyszínen tárolása munkáltatói érdek lehet, továbbá az ellenőrzés lefolytatását is egyszerűsítheti és felgyorsíthatja, ezért javasolható, hogy szánjunk egy kis figyelmet az alább felsoroltakra is…a teljes cikk a www.ado.hu oldalon olvasható, folytatásért kattintson ide.

publikálva 2018. november 27.